Savoir prendre du recul

Une fois n’est pas coutume, la pause estivale permet de se reposer, de se ressourcer, de se déconnecter, mais aussi de faire un bilan de l’année passée. C’est loin d’être évident lorsque les journées s’enchaînent, avec des réunions du matin au soir, sans compter les nombreux déplacements. Comme annoncé lors de mon intervention au CA du 13 janvier, mon action en tant que vice-président du CA s’inscrit dans le cadre des orientations politiques du président, avec une méthode qui se résume en trois mots-clés : transparence, collégialité et adaptation. Avec le recul, je fais le constat de quelques dysfonctionnements que nous corrigerons dans les prochains mois : une communication mal adaptée, beaucoup de temps passé en réunion, un circuit de gestion et de décision trop complexe.

Mon premier constat : une communication mal adaptée. C’est tout le paradoxe de la société du 21ème siècle : malgré les nombreux outils de communication à notre disposition et la représentation démocratique dans les différentes instances, l’information n’est pas toujours connue de toutes et de tous. Auparavant, l’enjeu était de disposer de l’information. Aujourd’hui, c’est de savoir retrouver l’information. Dans une organisation comme la nôtre, si on choisit de diffuser systématiquement toute information, le risque est de tomber dans le piège de l’information noyée dans un volume trop important de données (trop d’informations tuent l’information). Si, au contraire, on rend l’information disponible sur le site web ou sur un espace collaboratif, mais sans en avertir les utilisateurs, alors l’information sera disponible mais mal connue, voire ignorée (information mise à disposition mais ignorée). Il est clair que nous avons des progrès à faire en termes de communication et une réflexion est en cours à ce sujet. Un de nos projets prioritaires est la mise en place d’un nouveau site web au début de l’année 2018. Ce sera une première étape, avant une remise à plat de tout le contenu en ligne. L’objectif est de rendre le site web plus adapté aux usages d’aujourd’hui.

Mon deuxième constat : beaucoup de temps passé en réunion ! On m’avait toujours dit que la France était malade de la « réunionite », mais j’ai pu le constater… Je n’accuse personne, je suis même le premier à avoir organisé de nombreuses réunions, mais il faut savoir aller à l’essentiel. Comme l’équipe présidentielle a peu de créneaux disponibles, on essaie de caser un maximum de sujets sur des réunions qui n’étaient pas forcément les moments les plus propices pour aborder des sujets soit trop complexes et mal préparés, soit plutôt marginaux et sur lesquels on passe finalement trop de temps. Résultat : bon nombre de dossiers sont à revoir lors de réunions ultérieures. Ces derniers mois, nous avons essayé plusieurs formules, et je pense que nous allons dans la bonne direction, avec des réunions plus courtes, avec un ordre du jour mieux maîtrisé et des dossiers mieux préparés en amont. Ma plus grande satisfaction est d’avoir mis fin au concept de « réunion-lunch » qui ne me semblait pas du tout pertinent pour ce type d’échanges. Avec l’évolution du cabinet de la présidence et la poursuite de la révision du format et du rythme des différents types de réunions, j’espère que nous serons plus efficaces cet automne.

Mon troisième constat : un circuit de gestion et de décision trop complexe. Les exemples ne manquent pas pour illustrer les problèmes liés au circuit complexe des parapheurs, au long délai entre la prise de décision et son application, à l’archivage des conventions et autres documents… Fort heureusement, le professionnalisme des nombreux intervenants dans ces suites de démarches administratives permet de rééquilibrer les « bugs » rencontrés dans ces circuits bien complexes. Jusqu’à présent, on s’est contenté d’ajuster les procédures au fil des décisions prises en interne ou des réformes imposées. Il semble désormais important de définir une politique de qualité, de modernisation des actions de l’université et de simplification de la gestion administrative, notamment par la diffusion des nouveaux usages numériques. Un des objectifs de la rentrée sera d’entamer cette démarche. Cela passera notamment par le lancement d’un vaste chantier sur la gestion électronique des documents. Mon rêve serait même d’arriver à terme au concept de « parapheur numérique » ! Une étude sur sa faisabilité et sa mise en exploitation sera réalisée cet automne. En attendant, nous commencerons dans un premier temps par revoir tous les circuits administratifs dans le cadre d’une démarche qualité.

Malgré ces constats qui peuvent sembler négatifs, il faut souligner un atout majeur de l’UPEC : la qualité et l’engagement des équipes administratives de notre université. Elles sont d’un soutien indispensable dans l’avancement de nos projets, que ce soit au niveau central ou dans les composantes. Clairement, sans elles, la machine UPEC ne pourrait pas tourner. C’est pourquoi je tiens ici à les remercier.

 

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À propos Frederic GERVAIS
Enseignant-chercheur en informatique

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